L’entretien professionnel

L’entretien professionnel constitue le moment privilégié pour amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi entre le responsable et chacun de ses collaborateurs afin de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe.

Les buts des entretiens professionnels :

L’entretien professionnel est un outil qui permet :

• Mettre à jour les projets de chaque salarié : par exemple, le souhait qu’un salarié pourrait exprimer de quitter l’entreprise pour des questions salariales, ou tout simplement pour une question liée à l’ambiance de travail.
• Exprimer la satisfaction de responsable envers le salarié.
• D’analyser les réussites et les échecs de l’entreprise.
• Prendre en compte le ressenti du salarié sur son travail, ses conditions de travail, sa rémunération, ses objectifs et attentes personnelles…

• De fixer des objectifs pour la période à venir : par la détermination des moyens à mettre en oeuvre (budget affecté pour le développement d’un service ou produit, collaborateur(s) impliqué(s) …).
• Anticiper les changements de poste au sein de l’entreprise : un salarié doit prendre sa retraite dans les prochains mois, le chef d’entreprise envisageait un recrutement externe. L’entretien professionnel met à jour des souhaits de changement et d’évolution de la part d’un salarié… Le problème est en partie résolu (il faudra effectivement lui trouver un

remplaçant) et le salarié est satisfait car il a été entendu.

• S’assurer de la motivation de chaque salarié à travailler, en instaurant un climat de confiance et d’écoute. Il faudra donc mettre en oeuvre toutes les conditions pour que cet entretien soit conduit loin de tout esprit conflictuel ou animosité de l’un et de l’autre.
• Jouer « cartes sur table », par un dialogue qui évitera tout risque de malentendu ou d’incompréhension.
• Proposer de suivre une formation : progresser au sein de l’entreprise ou pouvoir valoriser son expérience par une formation en cours d’emploi peut être le souhait de certains salariés. Tous ne peuvent l’exprimer, faute de politique interne de formation ou tout simplement de connaissance. En accédant à une formation, un salarié peut se sentir valorisé et reconnu.
• Permettre à un nouveau cadre de l’entreprise de disposer d’un historique sur chaque salarié.

Comment établir des entretiens professionnels ?

• Pour structurer l’entretien, il y a quatre types d’échanges :

Bilan de l’année écoulée :

activités ou missions les plus importantes,compétences maîtrisées, qui posent problème, à acquérir, appréciation de la performance…

Objectifs pour l’année à venir :

on s’attachera à les lister clairement, accompagnés d’indicateurs (nombre de réalisation sur une période donnée) et des conditions de réalisation.

L’ambiance au sein de l’entreprise :

ergonomie, relations professionnelles et hiérarchiques,vie de l’entreprise…

Projet professionnel du salarié :

souhait d’évolution dans le poste ou l’entreprise, demande de formation…

• Remettre un exemplaire de la grille d’entretien à l’avance : quinze jours avant la date fixée pour l’entretien, il est fortement conseillé de remettre à chaque salarié le document de travail comprenant les thèmes qui seront abordés. Chacun pourra ainsi réfléchir à ce qu’il souhaite aborder, en dehors de toute pression.
• Annoncer en réunion la mise en place d’entretiens professionnels : ainsi, chacun aura la même information au même moment et la clarification sera identique pour tous. On indiquera alors à quelle période ils auront lieu (planification), à quel rythme (annuel, semestriel, trimestriel) et par qui ils seront conduits.

• Institutionnaliser et systématiser la pratique des entretiens professionnels dans l’entreprise : cela signifie que ce temps de réflexion doit être automatique, incontournable, à un moment prédéterminé. En effet, un salarié attendra ce moment pour faire le point. Reculer ou faire l’impasse sur une période reviendrait à annuler tous les effets antérieurs induits, à commencer par la confiance envers le chef d’entreprise. Il est souhaitable d’afficher les dates des entretiens professionnels sur un calendrier et de remettre un courrier spécifique au salarié.
• S’assurer de ne pas être dérangé au cours des entretiens : conduire si possible les entretiens hors du bureau du chef d’entreprise… C’est le lieu où se déroulent d’autres rencontres (négociation salariale, entretien préalable à licenciement…). Une pièce « neutre » est donc préférable.

• L’entretien professionnel doit impérativement faire l’objet d’une trace écrite validée par les deux parties.
• Pour faciliter l’entretien, le chef d’entreprise préparera une grille synthétique des sujets qu’il souhaite aborder avec chaque salarié. A la fois « pense-bête » et « bloc note », il laissera de larges espaces vierges pour lister synthétiquement chacun des échanges et fera apparaître des indices de satisfaction tels que « satisfaisant », « point à travailler », « toujours / jamais », « très bon, bon, moyen, mauvais »…
• Donner une appréciation générale de l’entretien, par les deux parties : il ne s’agit pas nécessairement d’une synthèse de l’entretien mais plus de remarques annexes.
• Signer et faire signer la grille de l’entretien professionnel : en effet, pour être opposables, les informations contenues dans le dossier individuel de chaque salarié doivent être émargées. La grille est ensuite archivée dans le dossier personnel après qu’une copie ait été remise au salarié.

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